在别人的思考里思考

写e-mail时不妨想象自己是面对著对方，而不是面对键盘与屏幕；多一点体贴，想办法让你的电邮，看起来简短扼要，有亲和力但不失礼。 修辞学是撰写商务电子邮件最困难的部分。如果用平常说话的语气，很容易被视为无礼，这是因为眼见为凭，文字用看的比用听更容易被放大检验。 因此，撰写商务电邮前，不妨用以下3个动作暖身一下： 1.想到此时是面对著对方，而不是面对键盘与屏幕，这样可以让语气温暖一点。但要记得，书写时要比口语对话再稍微正式一点。 2.设想对方看了你的信之后可能有的观点，也就是要在别人的思考里思考。 3.了解对方和你一样都是大忙人，讲重点即可。 多一点体贴，想办法让你的电邮，看起来简短扼要，有亲和力但不失礼。说明如下： ▓结构：第一段与最后一段是重点 电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段。如果信件很长，最好在结尾的部分，再度强调第一段的重点。 ▓要求：主动说出你期待对方做的事情 当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容长，在信件的一开始，就说明你的要求。如果内容很短，不超过一个屏幕可以读完的范围，就直接在信件内容的结尾提出要求即可。 ▓日期：日期与时间要明确 在电邮中提到的日期与时间，一定要具体，你说的下个月或是下周三到底是什么时候？因此最好改成「下周三（如9月27日）」「下个月（如10月）」，时间也要明确，是上午还是下午？是以自己或对方的时区为准？以免双方认知不同而产生误会。 ▓主题 如果一次要和对方讨论的事情是不同的主题，建议分开不同的电邮传送，也就是说，每封信的主题最好只有一个，这样对方会比较好针对单纯的主题加以回信。 ▓回覆 如果你回覆对方的来信时，使用对方的主旨回覆，让对方知道这是来自于你的回覆。此外，如果想要在主旨点出回覆的重点，可以在邮件本文内容里写上「回覆主旨：ＸＸＸＸＸＸ」让对方知道这是回覆哪里一封信。 ▓风格 检查自己写的电邮时，试试看读出声音，对话式的写作风格轻松但不失礼，而且也比较自然顺畅。 ▓语感 1.采用主动的语气。让收信者知道，是谁应该来做这件事情。例如： A.你对这件事情有什么想法？ B.有谁可以提供意见给我？ 看得出来吗？A比B来得主动而明确。 2.动词比名词更有力量。让我们念念看以下两句话： C.让我们做个计画吧！ D.让我们计画这件事情。 在D句里，「计画」两个字被用在动词的表现，会比C句用在名词有力量。 最后也是最重要的是，当你使用职场的电子邮件对外沟通，就应该谨守商业电子邮件的分寸，不要假公济私，撰写或传送与职场毫无关系的内容，因为在某些你不知情的状况之下，电邮会被保存在企业的公用硬碟或备份档案中。