由活用PDCA循环谈起

由活用PDCA循环谈起 近些日子以来，笔者注意到报上出现许多每年不断重复发生的民生问题。这类问题不胜枚举，比方说原本价格低廉的大蒜由于季节性的缺货而让中间商有机会透过囤积促使价格飙涨，赚取暴利，终年辛劳的蒜农并没有因此受益；又如每到冬天米酒就由于民众冬令进补的习惯而产生季节性的大量需求，形成缺货而价格飙涨；这类影响民生的物品年年旧戏码不断重演，相关当局似乎都只采取应急的「急就章」对策交差了事，至于明年如果再次发生同样问题，到时候在说吧！针对这类问题，不由得令笔者想到最适于解决这类问题的PDCA循环。 提起PDCA循环，凡是曾经约略接触过品管理论的人大概不会有人没听过。所谓PDCA循环就是由计划(Plan, P)、执行(Do, D)、查核(Check, C)以及处置(Action, A)等四大步骤所构成的一连串追求改善的行动，也有人称之为「戴明循环」(Deming cycle)或「戴明转轮」(Deming wheel)。然而对于绝大多数的人都是「读书不求甚解」，虽然都知道PDCA循环的原理，却也仅仅是知道有这么一回事而已，很少见到有实际PDCA循环进而思考问题与解决问题的应用，真是十分可惜。这种「懂得理论，欠缺活用」的现象似乎十分普遍，如果想要改变，说困难也很困难，但是说容易也很容易，全在当事人是否有心想解决的一念之间。 在推动PDCA循环的每个步骤都有注意事项，例如在计划的阶段应采「目标管理」，所应注意的要领有如下三点，分别是：(1)订定目标；(2)决定目标达成的方法，以及(3)决定目标达成否的评估基准。其中尤其以第三点最常被人所忽略。其次是执行阶段，依据计划实施，为了能够确实落实计划，这个阶段应进行一个小型的PDCA循环。第三个步骤是查核阶段，就是依据先前拟定的评估基准查核实际绩效，也就是将目标值与实绩相对照，进入最后一个处置的阶段，如果发现未能达成目标，首先采取紧急对策，消除该现象，然后再进一步进行PDCA循环，设法防止相同的问题一再重复发生；这种未达目的，就不断应用PDCA循环的作法就是「循环」的真义。另一方面，如果达成目标，甚至超越目标，就将这个新对策加以标准化，储存成为公司的技术规范。 如此一来，公司的能力越来越提升，市场竞争力也随之增加。 我们不妨以大蒜缺货为例，既然它是一个年年都会发生的问题，自然是属于「问题解决型」。首先，相关单位应设法提出紧急对策，然后再针对根本原因，提出防止再次发生的解决方法，以求一劳永逸。又是为了保存和发扬固有文化，每年元宵节必然在中正纪念堂要建一个当年的大型生肖花灯，针对这个问题，主办单位不妨思考规划如何筹款，和使用完毕之后的去处，以及往后维护的问题，否则花费大笔经费制作完成的大型生肖花灯，在元宵过后就弃若蔽履，未免有点太浪费之嫌。笔者之所以有如此的感慨是由于类似事件实在发生得太频繁了。各位只要回想一下，每年主办区运会的地方政府都花费巨资兴建体育场，但是在区运会结束之后，那些运动场由于没有好好的利用和维护，没多久的时间就成为野草横生的垃圾场，就是一个活生生的实例。 其实PDCA循环也可以用于解决个人日常所遭遇的问题，但是首要的关键在于有问题意识和改善意识。有一句话说得好：「聪明的人会由痛苦的经验中记取教训，愚笨的人则虽经过痛苦的经验，事后却忘记痛苦，不断重踏覆辙。」美国著名的激励大师柯维（Stephen R. Covey）曾经指出，人类有四种特有的天赋，分别是：自觉、良知、想象力以及自主意志。当我们产生自觉，意识到有问题存在，这时才是解决问题的开始。 这就是为什么「问题解决型」的问题应由查核阶段开始的原因所在。比方说你有一只手机，每月的月费比你想象的高出很多，当你有这个感觉的时候，就表示你已经处在查核阶段，如果因此产生「问题意识」，就可透过PDCA循环找出根本原因，提出改善对策，以求得出一劳永逸的解决之道。当然，如果是想要解决体重过重的恼人问题，也可以如法炮制。