时间需求

我们时常饱受压力，不得不把时间浪费在没有生产力的用途上。不管是否担任经理人，知识工作者都必须把不少时间花在毫无贡献的事情上，这样当然浪费许多时间。知识工作者的职务愈高，组织对其个人时间的要求就愈多。 一家大公司的老板曾告诉我，他在担任执行长的两年内，除了圣诞节和新年，每天晚上都得参加「公务」性质的晚餐，每次总得浪费好几小时。不过，他认为没别的方法可想。有时是欢送员工退休的晚宴，有时是跟生意往来的政府高官吃饭，执行长无论如何都必须出席。参加仪式典礼就是他的工作之一。他并不认为这类晚宴对公司或他个人发展有何贡献，但他必须出席，而且还得举止优雅。 每位知识工作者的生活中，同样也充满许多浪费时间的事。当公司的最佳主顾打电话来，业务经理根本不能说：「我在忙。」就算顾客说的是一些跟生意无关的闲谈，他也得洗耳恭听。医院主管必须参加每一场员工会议，否则医师、护士、技术人员等，就为认为院方不重视他们。当立法委员打电话要资料时，政府官员最好尽快照办，免得日后在议场上被修理。所以，知识工作者一天的工作当中，就充斥著这些琐事。 就算不是经理人，情况也好不到哪里里。有太多事占用时间，虽然无助增加生产力，但又不能置之不理。 因此，无分什么职务，大部分时间就浪费在那些必须做、但却少有贡献的事情上。 不过，以知识工作者的各项任务而言，即使只求最低水平的效能，也需要相当多的时间。如果花的时间不够，就形同完全浪费，终归一事无成，还得一切从头再来。 举例来说，撰写一份报告的初稿可能要花六到八小时。如果你打算连续三周、每天两次、每次利用十五分钟撰写，根本一点意义也没有。到最后，你得到的不过是白纸上一堆涂鸦罢了。但是，如果你把门锁上，不接任何电话，不受任何干扰地专心地写报告，经过五、六个小时后，应该就可能写出初稿的雏形。之后，就可分次利用零碎的时间，依照报告的章节与段落而逐句修改。 做实验跟写报告一样。实验者必须花五到十二个小时，才能把实验设备准备妥当，并至少把实验完整地进行一次。如果中途被打断，就必须重头再来一次。 因此，知识工作者为了发挥效能，必须能抽出一段相当长并且不受干扰的时间。片段零散的的时间，就算加总起来很惊人，还是没办法让人把事情做好。 与别人一起工作时，情况更为严重，而主管的主要任务偏偏要与别人一起工作。人是时间的消费者，其中大多数也是时间的浪费者。 只花几分钟跟人相处，根本就毫无生产力可言。如果我们想沟通什么事情，少不了要花上一段时间。知识工作者如果以为可以在十五分钟内，跟部属讨论计画、方向和绩效，只是在自欺欺人罢了可是，许多经理人就真的这么相信。如果我们想发挥影响力，可能至少得花上一小时的时间；如果要建立人际关系，需要的时间还要长的多。 知识工作者彼此间的关系特别花时间。不管是因为知识工作中，主管和部属间彼此隔阂或缺乏上下之分，总之跟劳力工作者相比，知识工作者会要求主管和同事多拨一点时间给他们。而且，我们无法像评量劳力工作者一样评量知识工作者，无法只用简单的几句话说明他们是否做了该做的事，或工作表现如何。我们可以告诉劳力工作者说：「我们的工作标准是每小时生产五十件，你却只生产四十二件。」但在了解知识工作者的工作是否令人满意前，我们必须先坐下来跟他沟通，确认他究竟该做哪里些事，又为什么该做这些事。而这种沟通是很花时间的。 由于知识工作者是靠自我督导，所以必须了解组织期望他有何成就，并了解其中原因。他必须知道自己的工作成果会被哪里些人所使用，也必须了解这些人的工作。因此，他需要许多信息、讨论及指导，而这一切都要花时间。大家总以为，知识工作者大多是要求主管的时间，但事实上，他也要求不少同事的时间。 知识工作者为了获得成果和绩效，就必须专注于组织整体的成果和绩效目标。也就是说，他必须抽出时间，将目光由自己的工作移到成果上，由自己的专长移到外部上，因为绩效高低完全在组织外面见分晓。 大组织中的知识工作者如果表现良好，高阶主管应该花时间定期跟他们沟通，有时候连新进员工也包括在内。主管应该询问他们：「对于你的工作状况，我们这些高阶人士该知道什么？对于我们的组织，你有什么看法想告诉我？你认为我们有哪里些机会没充分利用？你认为我们有哪里些危险没察觉到？同时，有关组织的事，你想从我这里知道什么？」 无论在政府机构、企业、研究实验室和军队中，一样需要这类轻松的交谈。如果欠缺这种沟通，知识工作者会失去热忱，沦为每日应卯的心态，不然就是把精力都放在培养个人专长上，不重视组织的机会和需要。但是，这种沟通很花时间，尤其气氛要轻松而从容，就更是急不来。在这种时候，必须让人觉得：「我们有的是时间。」事实上，这表示谈话者必须尽速把许多事做完，同时必须能拨出一大段完整的时间，不受太多的打扰。 私人关系和工作关系混杂在一起，也很花时间。如果想以急迫的方式处理这种混合关系，往往会产生磨擦。其实，任何组织都少不了这种情况。共事的人数愈多，单单花在彼此互动的时间就愈长，能用于工作、成就和成果的时间就愈短。 因此，组织规模愈大，知识工作者真正拥有的时间就愈少。知识工作者就更该了解自己把时间用到哪里里，并妥善管理个人可运用的有限时间。 组织中的成员愈多，有关人事方面的决策就愈频繁。但是，仓促的人事决策，往往以错误居多。人事决策要得当，需要相当长的时间从容考量。通常总要做过几次这类的决策后，才能厘清个中关键所在。 在当今的工业化国家中，知识工作者倒没有什么运用休闲时间的问题。相反地，他们的工作时间愈来愈长，别人对他们时间的要求也愈来愈迫切。而且，这种时间不够的情况必定会更加恶化。 造成这种现象的重要原因就是，高生活水平必须以创新和变迁的经济为前提。但是，创新和变迁却要花掉主管许多时间。如果时间短暂，那么一个人能想的、做的，只是他本来就知道、也一直在做的那一套。 针对英国自二次大战后，经济为何一直严重落后，最近有相当多的研究。其中一项确定的原因，就是英国老一辈企业人士，想和他们的员工一样轻松安逸，工作时间也一样短。但是要过这样的日子，除非企业或产业紧抱著旧有的运作方式不放，并且规避创新和改变。