供应商如何为洽谈作准备

供应商如何为洽谈准备 发表日期：2005年2月17日 来源：国际市场 ________________________________________ 过去的一年里，我们接手了大大小小数十个sourcing项目，有近千供应商被推荐给了世界各地的买家。然而,获得推荐只能算作获得了参赛资格，买家会依据推荐名单继续层层筛选，最终仅数十个供应商能获得订单。推荐名单中很大一部分供应商在和买家初次洽谈之后就没有了下文。这时，人们往往会把失败的原因归结为价格因素，质量体系不合要求，物流方案不完整等等。诚然，这些硬指标从根本上决定了买家对供应商的判断。但我们在开发供应商的过程中，挑选供应商的依据就是各买家自己的供应商评估体系。换言之，在推荐名单上的供应商已经符合了采购商的硬指标，实力上也不会有太大悬殊。那么，问题究竟出在哪里呢？经过多次和买家的交流，我们发现，洽谈准备工作充分与否对洽谈的成功起了至关重要的作用。供应商们最容易犯的错误就是把洽谈准备看得过于简单，使得准备工作浮于表面，在很大程度上降低了洽谈效率。通常来说，洽谈准备工作至少应该包括以下三项基本内容： 一是让公司宣传资料完整且有针对性 所谓“完整”，必须包含企业简介和产品目录、各种质量认证以及企业营业执照的复印件。其中，企业简介除了对企业历史、地理位置作简要介绍，最重要的还要能够说明工厂生产情况，包括流水线、雇工人数、研发人数、产能以及所获得的各种认证，同时还要列出大客户以及合作案例。如果说企业的简介好比一个人的应聘简历，合作案例就等同于工作经验了，而很多企业简介中最容易被遗漏的恰恰就是这个核心部分。很多供应商呈现出的宣传资料都堪称装帧精美，可细看其中内容，大多是在大谈特谈企业发展史和企业文化，而忽视了买家真正想了解的关键信息。须知，只有完整的信息才能让买家确认供应商在未来的生产中是否胜任。完备简介的同时，供应商还需准备一份有针对性的产品册。经常会看到一些供应商在洽谈时带去了全部系列的产品册，其中甚至包含很多和采购标的完全不沾边的产品。也许他们最初目的是为了展现自己的综合实力，但结果恰恰起了负作用。这样做不仅掩盖了供应商的真正的优势，还可能令买家对该供应商的专业性产生怀疑。此外，供应商还需在资料中附上各类认证以及营业执照等材料的复印件，绝大多数买家在初次洽谈时往往不会对此做出明确要求，但我们还是建议供应商备妥为佳。资料的完备周到不仅能为企业形象加分，也是供应商对洽谈诚意和诚信的表现。 二是供应商在洽谈前必需“知己知彼” 就我们以往接触的案例来看，供应商派出的洽谈代表真正“知己”并不多，或者报不出近三年的销售额的数字，或者在解释制造工艺时词不达意，又或者使用了太多诸如“可能”、“也许”、“我不清楚”之类的字眼。当供应商在洽谈中有两个以上问题回答不出，基本上可以算作“出局”了。我们的建议是供应商在洽谈前要对买家可能提出的问题做充分估计，对自己生产、销售、物流乃至整个供应链上的基本信息都应了然于心，同时还要明确自身在同业中的强势所在。如果销售人员无法做到上述要求，那么负责生产的人员，比如质控人员，也应出席洽谈，这点对从事工业制造的供应商尤为重要。“知己”的同时还需“知彼”。知彼包括两个方面：一是对采购商及其采购标的尽可能多地了解。最简单的办法就是浏览采购商网站，通过浏览网站去了解买家的背景，从而知道采购方面的倾向性，以便在洽谈中“投其所好”。举个例子，某采购商在网站突出“绿色环保”的主题，标明这是自己产品的特色和生产宗旨，那么供应商在洽谈中就应该重点介绍那些采用环保材质的产品系列，或者强调自己是如何严格控制生产过程中的污染，切实履行ISO14000标准的；二是对“人”有初步了解。洽谈前要对洽谈中买手国籍、人数、大概职位等信息一一了解，相应地派出己方的合适人选，并依据买手人数携带足够数量的企业资料。相信，“知己知彼”的洽谈，方能百战不殆。 三是注重礼仪，讲究细节 洽谈是公司和公司之间的对话，也是人与人之间的互动。供应商代表的言行举止虽然不在买手评估供应商的标准之列，但或多或少会影响到买家的判断。笔者曾听过这样一个例子，某供应商代表在赶到洽谈现场时，脖子上居然还搭了一条毛巾。如果说是因为天热，一路匆忙忘记取下尚可谅解，但此人在整个洽谈过程中都“舍不得”扯下这条毛巾，还不时地用一个毛巾角扇风。这个失误最终成了致命伤，因为接待该业务员的买手无论如何也不肯相信他来自一家正规企业。这个例子中，合乎商务礼仪的做法是提前一刻钟到达。供应商不仅因此可以从容整修仪容和安定心绪，还方便了对方的弹性安排，如果买手此时空闲下来便可以提前进行洽谈，同时自己对此次洽谈重视程度也得以充分体现。类似供应商需要注意的商务礼仪还有很多，在此不便赘述，唯一需要强调的是：供应商如果要真正做到和国际接轨，首先要修好这门“必修课”。另外，供应商还得学会通过细节为自己加分，这些细节往往被认作是周到、严谨的体现。这方面值得借鉴的例子很多，比如有的电子元件厂商将不同型号的微电阻做成实物样品板，粘贴在产品目录的插页上，产品说明因而变得更为直观。有的供应商还在产品册中夹入光盘，让买手不用上网也能浏览自己的网站，查找所有的产品信息。还有的因产品体积较大不方便带样的供应商，会在洽谈时带上一个微缩模型，让自己的讲述更为直观。细节上的重视费力虽然不多，却极易博得买手的好感，加深买手的印象，让自己在众多竞争对手中脱颖而出。 “如何提高洽谈的成功率”是我们最常被问到也是最难回答的问题，影响成功的因素很多也很复杂，绝不可能三言两语以蔽之。但可以肯定的一点就是：机会只给有准备的人。供应商们不妨从准备工作着手，彻底消除可控的负面因素，成功几率自然也就提高了。