与日本客户谈判要注意的细节

国际商务谈判中最重要也是最艰难的一幕就是谈判中的较量,即使你准备得相当充分,如果在这个实际运作中把握不住,往往前功尽弃。

一、非事务性接触阶段

商务谈判中,我们习惯于5~10分钟寒暄后便进入谈判主题,而这对日本人来说是不太合适的。在与日本人谈判中,高层官员的作用只是礼仪上的,通常在谈判后参加签署合同。有时,他们也参加早期的非事务性活动,地点选择在饭馆、高尔夫球场等非正式场所。一位日本高级主管人员说,98%的话题与体育、政治和家庭有关,只有2%和商业有关。许多日本公司有他们高层主官的情况简历,我们可以从中获得信息。和日本高层主管谈话时,说什么并不比怎么说重要。日本高层主管往往会对对方公司的正直、可信、履约能力做个整体判断。另外需要注意一些细节:

(1)名片可以交换也可不交换。当两方总裁相见时,名片并不需要,但要准备好日文名片以备交换。

(2)带点小礼物是必要的,像印有本公司标志的铅笔、领带及其他装饰品,但像象征恶化的裁纸刀、剪彩刀是不合适的。礼物互换只表示心意,太贵重礼物不合适。

(3)在欢迎仪式后表达双方将来真诚合作的愿望是必要的,要注意表达必须间接和暗示。如:我们很高兴,将来能对贵公司有所支持;我们以自己产品的高质量而自豪,希望你们能分享;贵公司和我公司很明显在某些方面有着共同目标。

(4)下面这些做法是不合适的,如:如果我们能在价格方面达成协议,那其余问题是次要的;有关我俩公司的分配计划会对我们都有利。最后,当高层接触在我方举行时,应感谢对方的到来,并接送到宾馆,最初的会谈最好在客厅气氛中举行,而不应在办公室。要注意的是高层领导并不是讨价还价的对象,这不是他们的职能。

在日本,一般行政人员的非事务性接触典型途径如下:日本谈判将在某个下午较晚时邀请谈判对手和介绍人到日本公司见面,在那儿参观并进行些事务性闲聊,下午6:00左右,日本将建议吃晚饭,通常由他们选择餐厅和付帐单,你将没有付款的机会,因为你看不到帐单,此时,商业话题仍不合适。晚饭后,日方将建议到酒吧聊一聊,这样一直到晚上11:00左右,以安排将来会见的日程。通过这段时间的交流,只有一些模糊的双方合作意向,值得提醒的是:交换名片是必要的,离开办公室时赠送点小礼物。

二、事务性信息交流

(1)表达信息

日本人列出问题的方式类似于中国旧叙事诗的三段式:情景介绍――详细描写――道出主旨,只有经过很长时间说明,才说出自己的目的。其次是提出问题的次数,日本人会不断地重复问问题,甚至许多人会问同一个问题,通常让我们发怒,“难道他们不相信我的话。"其实这与日本人集体决定有关,我们要有耐心并准备足够信息,但也要适时地控制他们的提问。(1)“我昨天已和某某先生谈了这个问题,不过我于重复……"或者“这是我以前讲过的同一个问题,但我再重述一下";(2)写下被问的问题,以便与日本人分享;(3)一般地,重复的问题,第二次回答时花10分钟,第三次只花1分钟,当第四次被问时,合适的反应是沉默或转移话题。

(2)获得信息

幸运的是你的日本对手重复问你的问题时,会暴露给你更多的信息,当你从会谈纪要上看到,如果日本人6次询问送货日程,只有两次询问服务合同,那他们看重的是送货时间。从日本人处获得的信息,需要经过认真推敲,如果你问日本人有关你的报价时,他们会说:“噢,它看起来很好。"很可能他们内心认为这很糟,让我们解释一下这三条不可测的行为:集体决定,任何人无权代表集体讲话;想保持和谐关系;我们不能明白那些微妙的非言请的否定线索,如面部表情、眼神等。

要真正了解需要建立非正式的交流渠道,而这种非正式的交流渠道须由较低级行政人员去完成,这也是谈判团里要有低级行政人员的原因之一。这里有一个例子说明非正式交流的重要。一家美国大公司寻求和一家日本小公司合作,谈判在主管人员之间没有取得结果,虽然日方主管在许多方面表现出兴趣,但似乎仍犹豫不决,美方决定采取“等一看"的战略。但6个月后什么也没发生,过后,美方公司的低层行政人员受到日方低层行政人员的邀请,一杯茶后,日方解释了推迟的原因,“我有一些事要告诉你,但我的老板却不便对你的老板讲",他讲出了价格和公司更名的问题,其实,如早提出,问题早就解决,但是日方认为在谈判桌上向一个高地位的买者提出反对是不合适的。

三、劝说和辩论

和日方谈判时,我们可用下列劝说技巧(按下面的顺序和环境)。

(1)多问问题。多问问题会使对方对自己的回答有所怀疑,也使你在某个问题上要作出让步前获得最佳回答及明白真正原因。

(2)重述你的立场、需要和愿望。

(3)使用其他主动技巧。如承诺:“如果对方能在7月1日前送货,我们将立即签订下一个订单。"建议:“如果你方仍采用原公司名称就不会失老顾客。"赞扬:“谈判进展顺利,得益于你方的支持"等。

(4)如果你仍不满意他们的回答,试着沉默。给他们思考和改变立场的机会。但日本人是善于利用沉默的专家。如果你感到难以利用沉默至少你要提防日本人常常利用。

(5)如果1~4步仍不能让对手让步,改变话题或者要求休息以通过非正式途径解决。

(6)侵略性的技巧,如威胁:“如果你方坚持这此条款,我方将寻找另外的合作者。"警告:“如果我们不能达成协议,也没有公司会对你方计划感兴趣"等。只有用在最危急的时候或者特殊环境。a.最好通过非正式渠道和尽可能用间接方式表达。与其说“如贵公司仍不能降价,我方将寻找另外的供应商",不如说“贵公司降低价格将有助于避免我们不得不寻找另外的机会。"b.明显对自己有利的场合。即使在这两种情形下,使用威胁将破坏长期利益。如果利益地位变换,日方将会改变立场。

(7)1~6岁仍没有使日方让步,我们建议给他们时间去考虑和达成一致,日本人很少立即作出让步。我们许多人忽视了时间策略,“让事情挂一挂",是必要的策略。

(8)让介绍人或调解人参与。但要记住第三者的仲裁将只起一次作用。

(9)最后,如果仍行不通,有必要让两公司的行政主管聚集一起,以期待更好的合作。但是如果这次失败,特别是过去有威胁方法运用,那就意味着谈判最终破裂。

四、让步和签约

谈判需要双方共同合作,双方都要放弃些利益,共同将蛋糕做大。谈判不能仅着眼于眼前问题的解决,而要增进了解,为的是长期利益。一旦良好关系建立,一系列问题都能迎刃而解。

和日本人谈判,往往会出现有进展的信号:更高级的行政人员被邀参加讨论:讨论的问题专注于某方面;对某些问题的“柔化",如“让我们花时间研究一下"。抓住这些信号,能游刃有余。

谈判中部分让步、阶段让步对日本人来说不起多大作用,他们着眼于整个问题的解决,我们建议一直到所有议题和利益均讨论过后再做出让步,那时,小的让步有助于关系的建立。在结束讨论之前,有三点对我们来说是看不惯的,而对日本人来说是正常的,(1)容易打断一方谈判;(2)在谈判中途,日方人员会自由进入或离开会场;(3)当你正和一群日本人讨论时,发现一个人,很可能是主管人员,“闭着眼听!"

谈判是一门复杂的艺术,需要我们多看、多听、多实践。签订协议并不表示谈判的成功,也许这只完成了一项事务,建立良好的商业关系是谈判的关键所在.